La administración financiera es el nombre que recibe la debida gestión de los recursos de una propiedad horizontal. En pocas palabras, se trata de darle un buen uso al dinero con el que se pagan los servicios, las mejoras que requiera el condominio, las remuneraciones, etc.

De manera que ser eficiente en la administración de las finanzas de un edificio es importante, si se quiere mantener la armonía en la comunidad. A continuación te explicamos cómo hacerlo para que le saques el máximo provecho a los recursos e impulses tu gestión como administrador. 

Importancia de la administración financiera en un edificio

Un edificio o condominio constantemente genera gastos relacionados con reparaciones, mejoras, entre otras demandas para su buen funcionamiento y mayor calidad de vida de todos sus residentes. 

Es importante llevar una buena administración financiera en un edificio porque: 

1. Aumenta la satisfacción respecto a la administración.

2. Los residentes ven que sus recursos son invertidos de forma correcta en mejoras al edificio.

3. Facilita la organización y planificación de presupuestos para proyectar posibles incrementos en los gastos comunes en un determinado período y/o programar la utilización de recursos disponibles.

4. Previene malos entendidos relacionados con los recursos financieros y los informes de gestión.

La administración de edificios está regulada por la ley 21442. Así que la importancia de una buena gestión no se limita a un asunto de eficiencia, sino también de cumplimiento de la legislación vigente.

<< Descarga gratis: ¿Cuáles son las obligaciones del administrador de condominios?>>

Responsabilidades del administrador en el manejo de las finanzas del edificio

Las principales responsabilidades de la administración de edificios en el manejo de las finanzas son: 

1. Cobrar los gastos comunes y emitir un comprobante de pago. 

2. Manejar la cuenta bancaria dedicada exclusivamente al cobro de condominio. Evita recibir pagos en cuentas que no estén acreditadas a la persona jurídica de la copropiedad o a la administración del edificio. 

3. Llevar libros de contabilidad y elaborar informes financieros, para que los copropietarios conozcan plenamente la gestión administrativa y cómo se están usando los recursos.

De hecho, en el artículo 21 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria está establecido que el administrador debe: 

• Rendir cuenta de su gestión ante el comité de administración de forma mensual y ante la asamblea de copropietarios en cada sesión ordinaria y al término de su administración.
• Consignar, en cada rendición de cuentas el detalle de los ingresos y gastos. Estos debe incluir las remuneraciones y pagos relativos a seguridad social del personal contratado, así como el saldo de caja y respaldo del pago de los seguros contratados.

4. Cobrar a los morosos, ya que la administración financiera de copropiedades defiende los mejores intereses para toda la comunidad. 

¿Cómo te puede ayudar un software de administración de edificios en la gestión de las finanzas?

La correcta gestión de las finanzas de un edificio puede llegar a ser un trabajo abrumador para un administrador, pero hay herramientas tecnológicas que tienen la capacidad de facilitar esta y otras actividades, entre ellas: 

• Contabilidad y facturación.
• Manejo de proveedores e inventarios.
• Generación de comprobantes de pagos.
• Base de datos de pagos realizados y comprobantes entregados. 
• Gestión de los activos fijos de la copropiedad.
• Control de las asambleas de copropietarios convocadas y realizadas, además del seguimiento a los acuerdos logrados en las mismas.

Al tener un software de administración de edificios que unifique estas labores mejoras la gestión de la administración y aumentas la satisfacción de los copropietarios, porque reciben los beneficios de un trabajo eficiente.

Además, cuentas con opciones para mantener contacto permanente con todos los copropietarios para evitar malos entendidos y la frustración habitual de no poder comunicarse constantemente con la administración.

Consejos para prevenir problemas financieros en un edificio

1. Elabora un presupuesto.

2. Ofrece incentivos por pagos adelantados.

3. Mantén la contabilidad actualizada.

4. Realiza una inspección técnica del edificio de forma periódica.

5. Presenta informes.

A continuación te explicamos en detalle cada uno de estos consejos para que los puedas aplicar en tu comunidad:

1. Elabora un presupuesto

Elaborar un presupuesto, además de ser obligatorio para la administración de un edificio, permite establecer cuándo y cómo se va a gastar el dinero del condominio. Además, ayuda a priorizar los asuntos más importantes, buscar proveedores que se ajusten al presupuesto del condominio y no gastar más de lo que se debería porque todo está planificado.

Al elaborar un presupuesto te recomendamos incluir:

• El Promedio mensual de los gastos comunes ordinarios de administración, uso y consumo para un período de 12 meses.

• Una proyección de los gastos de mantención o reparación programados para los 12 meses siguientes. 

• Cualquier otro gasto que sea posible estimar con anticipación. 

• El monto disponible en el fondo común de reserva y especificar, si se proyecta hacer uso de este para cubrir esos gastos. 

• Una proyección de los ingresos del condominio por recaudación de gastos comunes u otros conceptos y precisar, si se estima necesario efectuar un recargo en los gastos comunes para solventar las obligaciones económicas proyectadas.

2. Ofrece incentivos por pagos adelantados

Los pagos puntuales dependen de una buena administración de condominio y los incentivos son una excelente estrategia para estimularlos. 

Por ejemplo, puedes establecer una fecha de cobro de los gastos comunes, el monto de pago y luego, ofrece rebajas por pronto pago a todos los copropietarios que hayan sido puntuales. 

También, te recomendamos establecer diferentes formas de pago para facilitar este proceso a los copropietarios.

3. Mantén la contabilidad actualizada

Las cuentas claras son sumamente importantes en la administración de condominios porque previene malos entendidos y ayuda a reportar cada mes los movimientos por concepto de ingresos o gastos. 

4. Realiza una inspección técnica del edificio de forma periódica

Un exitoso plan de mantenimiento es un paso adelante a averías imprevistas, y es beneficioso porque: 

• Reduce los costos de reemplazo de equipos.
• Reduce los riesgos de accidentes relacionados con fallas. 
• Los trabajos son más organizados y optimizados.
• Evita la carencia de recursos. 

5. Presenta informes

Al presentar informes debes consignar: 

• Los ingresos y gastos en detalle: Incluyendo remuneraciones y pagos relativos a la seguridad social del personal contratado.
• Saldo de caja: En este punto se debe entregar una copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias, cartolas de estas cuentas y respaldo de pago de los seguros contratados.

Toda esta documentación debe estar a disposición de los copropietarios y arrendatarios del condominio y ser proporcionada con, al menos, veinticuatro horas antes de las sesiones ordinarias de la asamblea de copropietarios o de las reuniones del comité de administración en que deba rendirse la cuenta mensual.

Como pudiste ver la gestión eficiente de las finanzas de un edificio es vital para la armonía entre los residentes, la administración y el comité de administración. 

¡Únete la mejor red de administración de edificios en Chile!

Nuestra base de datos reúne a administradores profesionales y los pone en contacto con edificios que buscan una nueva administración.

¡Postula en la fecha más cercana y comienza a ganar más comunidades!