¿Cómo es tu día a día? Te levantas, cepillas y mientras te miras en el espejo piensas en las cosas que tienes que hacer en el día. “Tengo que contactar al proveedor para el mantenimiento del ascensor del condominio del centro”, “Tengo que generar los Gastos Comunes del condominio” o “Tengo que llamar al otro condominio que está buscando un administrador”.
Después te haces tu tradicional café y te sientas en la computadora para comenzar el día. Un par de horas después te ves sumido en correos, mensajes, documentos y hojas de Excel interminables, tu mente se comienza a cansar de los dígitos y correos por leer.
Y no lo podemos evitar, los administradores de edificios normalmente llevan más de una comunidad, por lo que no solo significa entender el funcionamiento de todas, sino adaptarse a las situaciones, personalidades, valores y cultura de cada una, porque sí, las comunidades tienen su propio modo de ser, y la labor de administrador no es imponer un tipo de funcionamiento, sino velar porque todo marche en armonía.
¡Pero eso no te detiene! Para nada, porque para muchos la meta es crecer hasta crear su propia empresa de administración de condominios ¿pero cómo manejar tantos clientes sin colapsar en el intento? ¡Con herramientas digitales! Y es que apoyarse en la automatización de algunos procesos es liberarse de una gran carga laboral que te da la oportunidad de crecer con más comodidad.
Sí, existe una versión empresarial para WhatsApp, quizás ya has escuchado de él y no lo usas, pero lo cierto es que implementarlo en tu día a día te permitirá dar respuesta más rápido a tus clientes y organizarte mejor con el mínimo esfuerzo. Te enumeramos algunas de sus ventajas:
Además, porque aunque estemos trabajando es igual de importante descansar, puedes anotar tus horarios de atención para que quien te escriba fuera de horas pueda ver sus momentos activos.
Por último, si tuvieses una oficina podrías incluso añadir la dirección para que puedan acercarse, este puede ser un recurso más aprovechado por tiendas con productos físicos, pero tú también puedes sacarle mucho provecho.
Por ejemplo, si hablas con varios proveedores y te preguntan mucho la dirección del condominio, en vez de escribirla toda una y otra vez, puedes configurar la herramienta para que escribiendo solo la palabra “dirección” se cargue automáticamente toda la respuesta.
Así responderás lo mismo en un cuarto del tiempo que antes y evitarás distraerte más.
Esta herramienta para administradores puede ser poco conocida, pero es más potente que 100 libretas. Su objetivo es ayudarte a organizar tus ideas, proyectos, y tareas. Cuando se manejan más de dos condominios (y también dependiendo del tamaño), puede ser abrumador tanta información, porque debes recordar todos los detalles, pero, Trello tiene un sistema de tarjetas donde puedes organizar tus proyectos y visualizarlos en una interfaz estéticamente agradable, funcional e intuitiva.
Esto sin mencionar los pequeños detalles que marcan la diferencia, como poder asignar tareas a otras personas (en caso de que trabajes en equipo), asignar fechas de cuándo debe iniciarse y cuándo debe estar lista una actividad, crear listas de tareas dentro de proyectos para ver el cumplimiento de cada paso e incluso adjuntar archivos de apoyo.
Por ejemplo, si tienes que hacer una jornada de limpieza de tanques en el condominio y varios integrantes de tu equipo participan, puedes asignarles tareas a cada uno, y que ellos puedan notificar el estatus de estas para que tú, como administrador, puedas supervisar que cada una esté en marcha en vez de estar preguntando constantemente a cada uno.
Y si quieres ir más específico, dentro de cada actividad puedes escribir descripciones con los detalles a tomar en cuenta para que el otro miembro del equipo lo revise:
Estos son pasos sencillos, pero imagínate poder organizar en una plataforma que no se traspapele, que todo quede por escrito y donde tengan los tiempos muy organizados, sin duda es un gran apoyo en la optimización de las actividades del día a día.
Un CRM es un Customer Relationship Management, es decir, una herramienta que te permite gestionar tus clientes de forma rápida y efectiva. En vez de enviar 1000 mails y 30.000 mensajes de WhatsApp, puedes crear fichas para cada uno de tus clientes donde se almacene la información de su condominio, contacto directo y el historial de conversaciones y acuerdo que han tenido. Esta no es una herramienta para gestionar pagos o enviar correos a tu comunidad, sino que es de contacto 100% con el cliente. Los vendedores la usan mucho para llevar el registro de las necesidades y negociaciones del cliente, por ejemplo, si tú como administrador o empresa de administración están en proceso de expansión, un CRM será valioso para su proceso de adquisición de nuevos clientes.
Algunos de los CRM más utilizados gratuitos son:
En último lugar, pero no menos importante: ComunidadFeliz, nuestro partner comercial. Este software de Administración de condominios tiene todo para que puedas manejar más comunidades de forma automática, acelerando tu tiempo de respuesta y aumentando tu productividad. Cuenta con beneficios para administradores, copropietarios y residentes. Esto nos hace despedirnos un poco de Excel y dar un salto a la herramienta de los administradores de condominios modernos, que se apoyan en la tecnología para usar mejor su tiempo.
Por ejemplo, entre otras cosas, los administradores de edificios pueden gestionar su pago de gastos comunes, conciliaciones bancarias, envío de mails masivos a la comunidad y lo más importante para tomar decisiones: reportes e información en tiempo real. Los copropietarios y residentes pueden pagar sus gastos comunes en línea y ver el detalle de gastos, además, podrán gestionar sus invitaciones de visitas, recepción de paquetes e incluso reserva de espacios comunes todo en línea.
Además, su blog y capacitaciones gratuitas son excelentes para mantener a los profesionales del rubro actualizados con tendencias, leyes y formas de aumentar la calidad de su servicio a la hora de administrar comunidades.
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